PVGE algemeen
Venster sluiten
Waar bent u naar op zoek?
Venster sluiten
Menu

Privacybeleid

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die de PVGE afdeling Geldrop-Mierlo en Heeze-Leende (hierna: “PVGE-GMHL”) verwerkt van haar leden.

Indien u lid wordt van de PVGE-GMHL, of om een andere reden persoonsgegevens aan PVGE-GMHL verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken.

1. Verantwoordelijke
Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

PVGE afdeling Geldrop-Mierlo en Heeze-Leende
secretariaatsadres: Stationsstraat 11D, 5664 AP Geldrop
telefonisch: 040-285 3758
e-mail: lslegers@onsbrabantnet.nl
KvK-nummer: 17191124

2. Welke gegevens heeft PVGE-GMHL van u?
In het kader van uw lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens opgeslagen voor zover ze door u zijn verstrekt:

  • voor- en achternaam
  • adresgegevens
  • telefoonnummer
  • e-mailadres
  • geboortedatum
  • geslacht
  • banknummer
  • gegevens over afgenomen diensten en deelname aan activiteiten/clubs
  • datum van inschrijving lidmaatschap

3. Welke gegevens verwerkt PVGE-GMHL en voor welk doel?
PVGE-GMHL verwerkt de in artikel 2 genoemde persoonsgegevens op grond van het uitvoeren van de overeenkomst met u (het lidmaatschap) en op grond van het behartigen van het gerechtvaardigde belang conform de doelstellingen van de PVGE-GMHL.

a) De bovengenoemde gegevens kunnen worden gebruikt wanneer u het secretariaat contacteert en voor het uitvoeren van onze dienstverlening zoals onder meer
– bezorgen Nieuwsbrief en per e-mail versturen van de Nieuwsflits,
– versturen uitnodigingen voor bijeenkomsten,
– administratie en uitvoeren van afdelingsactiviteiten van de leden,
– versturen contributienota, innen verschuldigde contributies en/of deelnamekosten van activiteiten.

b) Bij aangaan van het lidmaatschap en bij deelname aan onze activiteiten worden de relevante gegevens vastgelegd in de centrale ledenadministratie “Leaweb”. Deze database wordt door alle PVGE-afdelingen gebruikt.

c) Begeleiders van de PVGE-GMHL-clubs en coördinatoren van de afdelingsactiviteiten beschikken over een subset van de in Leaweb bewaarde gegevens voor zover ze relevant en nodig zijn voor de desbetreffende dienstverlening.

d) PVGE-GMHL maakt gebruik van de centrale PVGE-website. Het bezoek aan die website wordt gelogd maar omdat de bezoekers niet kunnen inloggen is het bezoek niet direct herleidbaar tot onze leden.

e) PVGE-GMHL maakt gebruik van de diensten van de centrale PVGE (de Koepel). Dienstverlening is o.a. het versturen van de de Schouw, het inschrijven van nieuwe leden en het centraal innen van de contributie. De gegevens in Leaweb worden hierbij met zorgvuldigheid gebruikt.

f) Voor publicitaire doeleinden kunnen er foto’s en/of video’s gemaakt worden bij activiteiten van de PVGE-GMHL. Bij eventuele publicatie zal een zorgvuldige afweging gemaakt worden.

4. Wie kan over de persoonsgegevens beschikken?
De personen van PVGE-ledenadministratie kunnen bij de in artikel 2 genoemde gegevens.
De ledenadministratie van de centrale PVGE (de koepel) heeft toegang tot de gegevens van alle PVGE-leden. De ledenadministratie van de PVGE-GMHL kan alleen bij de gegevens van de leden van onze eigen afdeling. De clubbegeleiders en de coördinatoren van de activiteiten beschikken over een subset van de gegevens die alleen mag worden gebruikt voor de uitvoering/administratie van die club/activiteit. De genoemde gegevens zullen niet aan derden worden verstrekt tenzij er daartoe een wettelijke plicht is.

5. Bewaartermijnen
PVGE-GMHL verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van uw lidmaatschap. Bij beëindiging van het lidmaatschap worden na maximaal één jaar de gegevens verwijderd. Alleen de naam en adresgegevens worden bewaard ten behoeve van het administreren van een lijst met oud-leden.

6. Beveiligingsmaatregelen en verwerkers
a) Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft PVGE-GMHL passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.
b) De ledenadministratie (Leaweb) bevindt zich op een afgeschermde server. Inloggen kan alleen door zorgvuldig geselecteerde personen middels een persoonlijk wachtwoord. Toegang wordt zoveel mogelijk beperkt tot die gegevens die strikt noodzakelijk zijn.
c) Clubbegeleiders en coördinatoren van afdelingsactiviteiten beschikken alleen over de noodzakelijke gegevens en zijn expliciet geïnstrueerd om vertrouwelijk met die gegevens om te gaan.
d) Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt PVGE-GMHL gebruik van diensten van de PVGE-koepel die verklaard heeft de gegevens op dezelfde manier te beschermen.

7. Inzagerecht, verwijdering en vragen/klachten
a) U kunt te allen tijde uw in Leaweb bewaarde gegevens inzien. Neem daartoe contact op met de in artikel 1 genoemde secretaris.
U kunt verzoeken uw gegevens te wijzigen of (deels) te verwijderen.
b) Indien u niet benaderd wilt worden met algemene e-mail kunt u ons dat kenbaar maken.
c) Indien het de publicatie van een foto/video betreft zullen we met u overleggen op welke manier de betreffende publicatie verwijderd kan worden.
d) Indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van alle persoonsgegevens als bedoeld in artikel 3, kan dat alleen door uw lidmaatschap van de vereniging op te zeggen.
e) Indien u klachten heeft over de wijze waarop PVGE-GMHL uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u contact opnemen met het bestuur van de PVGE-GMHL.

8. Wijzigingen
Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de PVGE-GMHL-website bekend gemaakt. Wij adviseren u om regelmatig het Privacybeleid te bekijken.

Omgang met persoonsgegevens bij de PVGE in het kader van de AVG

De PVGE beschikt over een ledenadministratiesysteem, LeaWeb, waarbij alleen gegevens worden opgeslagen die een directe relatie hebben met het functioneren van de PVGE als ouderenvereniging.
De volgende punten worden of dienen in acht genomen te worden binnen de totale PVGE-organisatie:

  • Wanneer de geautoriseerden zich toegang verschaffen tot LeaWeb worden ze geconfronteerd met het akkoord gaan met de gedragscode LeaWeb.
  • PVGE kent formeel juridisch twee niveaus van uitvoering namelijk op koepelniveau en op verenigingsniveau. De functionerende clubs binnen de verenigingen hebben geen formele status maar functioneren vaak met autonome ledenbestanden die zijn afgeleid van LeaWeb. Daar waar dat het geval is dienen de gebruikers van dat soort bestanden zich te houden aan soortgelijke afspraken als vermeld in deze notitie. Het gebruik van clubledenbestanden in LeaWeb wordt aanbevolen.
  • De digitale opslag van de LeaWeb-gegevens vindt plaats bij VAA evenals de back-ups. Op koepelniveau en soms op verenigingsniveau worden alleen de schriftelijke machtigingen opgeslagen voor automatische incassoprocedures.
  • Zowel op koepelniveau als op verenigingsniveau dient een bestuurslid te worden aangewezen dat zich richt op het handelen conform dit schrijven.
  • Leden die inzage willen hebben in de in LeaWeb opgenomen persoonsgegevens kunnen zich wenden tot de ledenadministrateur op verenigingsniveau. Daar waar het gegevens betreft over betalingsproblemen kan men zich richten tot het secretariaat op koepelniveau.
  • Vrijwilligers worden geautoriseerd om toegang te hebben tot LeaWeb als hun functioneren daar aanleiding toegeeft. Van de geautoriseerden wordt jaarlijks een lijst opgemaakt op zowel koepelniveau als afdelingsniveau door de LeaWeb-commissie. Deze lijst wordt op afdelingsniveau getoetst door het bestuur en terug gestuurd naar de LeaWeb-commissie.
  • Nieuw geautoriseerden worden vooraf of tijdens de LeaWeb-training geïnstrueerd over de gedragscode en deze notitie door of namens de binnen het bestuur verantwoordelijke persoon.
  • Vrijwilligers die e-mails versturen naar groepen leden doen dit ter voorkoming van oneigenlijk gebruik in principe met de geadresseerden in bcc.
  • Datalekken dienen, indien er mogelijk sprake is van ernstige nadelige gevolgen, te worden gemeld aan: https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl/
    De afweging dient op bestuursniveau te worden genomen, d.w.z. datalekken op koepelniveau door het koepelbestuur en datalekken op afdelingsniveau of clubniveau door het afdelingsbestuur.
  • Bij het eventueel inschrijven via de website dient de webbeheerder zorg te dragen voor het verwijderen van de persoonsgegevens na gebruik.